慧咨环球美国分公司业务发展副总裁 Gene Gander 讲解企业在系统转换中面临的挑战以及应对策略。

总有一些货代企业每隔一到两年会找我商讨他们遇到的问题。我们在过去已经不只一次的讨论过他们所面对的问题。这些企业稳步发展(有时快速发展),但是,他们疲于应付日益增长的需求量。所使用的旧系统已经不再受到支持,或者,他们正费劲地拼凑使用不同软件包、手动化操作流程以及需要耗费时间精力去学习和使用的在线服务。他们意识到竞争对手通过使用更好的系统,为客户提供更满意的服务,但是他们担心主要系统转换需耗费的时间、财力和精力,以及深怕业务操作受到影响。结果,这些企业决定顽强的坚守到底,使用手边仅有的系统。

在一两年之后,我们再次会面的时候,他们总会懊悔:如果上一次面谈后转换了系统,今天的情况可能有所不同。然后,持续不断的恶性循环。

实施主要系统转换不是一件容易的事情。但是,如我见到层出不穷的案例,选择另外那条道路,反而更加艰难。当您的企业被迫必须进行系统转换时,很可能已经为时已晚。您不但无法挽回已经选择了竞争对手的客户,也由于无法满足要求而错失赢取新客户的机会

您的企业该如何避免这种境遇?我曾经帮助过众多企业成功完成系统转换,从中累积了丰富的经验,可以帮助避免系统转换过程中可能出现的问题,同时为您的企业创造最大机会,打造永续经营基础,保证未来增长。

开路的前锋

这一切的开始,您必须结合最诚实的反思,以及前瞻性的领导力。首选询问您自己,您当前所做的事情是否对企业最为有利,或者只是最轻松的方法。深入细节,以及进行一系列企业问题探索从来不是一件容易的事,但却极为必要。如果今天您没有一些可用的营运数据,那么在系统转换后,您可能难以具体衡量这之间到底带来多大的变化。我观察到有一些企业拥有大量工作数据可用以评估,而有一些企业只能衡量员工流动率、病假以及邮件收发量。当然,条条大路通罗马,只要领导者能清楚看到业务增长的机会,以及达成目标所牵涉到的挑战。

如果您在业务问题中越陷越深,每天都在挣扎,那么就想办法获得全新的视角。制造机会参加一些研讨会、论坛或会议,认识一些曾有过相似经历的人士。此外,在招聘时,您可以从其他企业,甚至相邻行业寻找人才,他们的到来,给企业带来了新鲜空气,并提供一个新的视角,如何用其他办法完成工作。

关键在于准备

一旦您弄清除了目标,那么,识别企业即将面临的挑战是相当重要的。如果您认为 CargoWise One 可能适合您,可以考虑聘请 WiseService 合作伙伴,他们可以从一个经验丰富的旁观者的角度,在您企业完成主要系统转换后会获得哪些好处,以及识别实现这些目标会出现的路障方面,提供观点。

有了详细谨慎的计划以及正确的实施策略,可以帮助减少可能出现的问题,尽早带来投资回报。

让用户、系统管理员以及其他管理人员认同项目,是项目成功推展的关键。这也许是您所做的最重要企业决策之一,因此您应该慎重行事。分派项目实施负责人,让团队全身心投入项目中。

当成立领导小组后,我曾经合作过的很多公司想出了创意的方法,用于激励工作在前线的员工,帮助转换过程中营造积极的氛围。有一家企业为系统转换项目组员提供印有特殊标志的手提电脑包和服装,帮助公司同仁辨识领导小组的人员,让他们为负责项目感到自豪。其他还有采用印刷 T 恤的方法,这种做法类似乐队巡演 T 恤,为多阶段、多地点的项目推展列出日期和城市。也许这些策略不一定适合您的企业文化,但是利用一些创新思维,让负责成功完成系统转换的人员拥有强烈的目标感,以及相当程度上的公司可见度,这是值得的。

一个积极主动的团队需要管理层作为后盾,在他们的大力支持下才可以更好地完成工作。在慧咨环球,我们常说的一句话是“现在求慢,是为了以后加快”。是否采用这种态度,差别就是系统转换是成功且快速,还是痛苦且冗长,将会带来截然不同的结果。给您的系统管理员留出足够的时间和精力,对系统进行综合完整地配置,好过于让所有操作员自行钻研和设置。通过降低入门门槛,前线员工可以轻松快速地获得成效,更早看到系统带来的好处,而不是耗费时间纠缠于新的操作界面中,甚至尝试彻底忽略新系统。

改善永无止境

总体而言,需要时刻谨记,我们一直在前进的路上。如今的系统升级并非只是买张 CD,安装一个程序,然后期望一切安然无恙。CargoWise One 这样一个集成的企业级管理系统会不断地发布新功能及新技术,让您的工作变得更高效更智能,也让您能够为客户提供更高品质的服务。成功的系统转换并不局限于在新系统中进行相同的操作。您可以发挥新系统平台的优势,完成更多的工作,并将工作做得更好。

如我上面提到的,主要系统转换是一个极大的挑战,然而,只要展示强大的领导力,拥有一个周全的计划,并且给予实施团队应有的授权,迈向成功也将水到渠成。当开始注意到员工准时下班,病假的情况变少,您的邮箱逐渐清空,而且文件量增多时,您会明白您做了一个正确的选择。

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