慧咨环球全球实施项目经理 Stuart Mann解释成功的任务管理并不是把所有工作任务都推送到下游处理。

“员工授权”和“任务再分配”这两个说法听上去似乎冠冕堂皇。但是,很多人认为这只不过是“失业”的一种委婉表达。

众多软件实施项目背后的首要目的,在于跨整个企业上下进行立即且持续的效率改善措施。但是单靠软件是无法解决所有的业务问题。如果企业翻新业务操作的模式时,仍然遵循旧的作业方式,而新软件的应用只求原原本本地将目前作业方式实行自动化,那么就没有任何意义了。

作为员工,当然听过关于“效率”、“流程自动化”以及“简化工作流程”的讨论,但是可能把它们看成是“失业”的代名词。虽然无可否认的是,转变肯定会牵涉某些任务的再分配,但是员工因此担心大规模裁员是毫无根据的。

这是因为,转变的最大用意是将您的员工会从他们负责的消耗时间的、重复的环节中解放出来,使他们更加专注在改善客户服务和扩展技能上。为员工创造空间去累积业务知识以及对客户的了解 - 而不是单纯提升员工输入数据和查找纸质文件的能力。 

对负面事实持开放的态度

建设性改变的第一步是明确实际问题出现在您的业务的哪个地方。您在这一步可以获得多大的成功决定于您尽了多大的努力,让员工去考虑业务事情,确保他们可以畅谈他们经历到的问题,以及说服管理层对所听到的负面事实持开放的态度。并且向所有员工展示他们可以如何参与扩大的企业中以及员工可以如何一起进行改善工作。

规范自动化

企业每天都存在重复性的工作,员工花费时间干预这些任务时,对业务和您的客户关系不增加任何价值。因此,这类日常标准作业应该是“自动化”列表中头号目标。

通过自动化实现统一工作流程之后,您的员工将仅需要处理被标识为例外的事件。这样,融合了全体员工的个人和集体的专业技能工作将更有效,从而给整个企业上下带来更高的工作效率。

数据捕捉时效确保质量和准确度

一个明显的有价值的例子,就是当在工作流程中重新分配任务时,就是改变了数据捕捉的时间点。

通过把信息输入移到您的操作的最前端(而非末端!)您可以获得高质量和准确的数据用于接下的所有步骤和活动。因此,每个部门仅需添加特定化必要信息,而不需要每次输入全新信息。

企业中有许多的工作团队独立操作业务 - 不论空运进口、空运出口、海运进口、公路运输、铁路运输等等不同业务 - 都能应用一个简化通用的流程,加上依照运输方式不同,对每个业务步骤采取针对性的配置。标准化工作流程同时给您带来其他利益。您的员工不但能从较高的层面看到企业全貌,也由于个人技能益加多样化,整个企业运作也会变得更灵活。因而,员工可以轻松地应对业务成长、支援其他人员的病假或休假等突发情况。同时,由于员工对其他业务操作面向的综合了解,在未来因应任何改变计划时,也更有弹性。

转换和共享

“任务再分配”可以且应该被看作是“团队合作”另外一种说法。当您打破内部屏障,您会发现一种更积极的文化正在形成- 这种积极的文化不仅对员工还是对客户都具有正面的影响。 

因此,分配所要做的事,什么时候需要完成,以及什么时候需要指派给下一个具备相应能力的员工去完成工作是最终目标。而且,任务分配必须基于需求,而且必须摆脱传统部门、分公司之间的层次结构壁垒。这将能消除由于相互推脱和任务切换所造成不必要的空档。  

因此,若您实施软件的首要目的在于获取即时且可持续的效率改善,那么请试着跳出清单所列功能,真正探讨软件如何能帮助您将工作流程变得更精简高效。