XPand Logistics, con sede en el Reino Unido, ofrece soluciones personalizadas de transporte y logística en todo el mundo.
Como proveedor pequeño de servicios de logística, XPand se diferencia por su enfoque en la atención al cliente y se dedica a proporcionar servicios de logística rápidos, eficaces y económicos para clientes y cargas de todos los tamaños, ya sea por carretera, mar o aire.
Se fundó en 2000, y ya en 2017 el equipo de XPand sabía que necesitaba modernizar las operaciones para satisfacer las expectativas de los clientes en cuanto a una mayor visibilidad y control. La digitalización fue clave para que XPand tomara la decisión de reemplazar sus tres sistemas dispares y centralizar todas las operaciones en CargoWise, lo que eliminaba procesos manuales, reducía el uso del correo electrónico y brindaba a los clientes una mayor visibilidad.
La plataforma centralizada permitió un enfoque de atención al cliente basado en los datos
Nigel Clark, director de Operaciones de XPand Logistics, explica cómo las capacidades de integración de CargoWise fueron clave para pasar a un enfoque basado en datos que mejora los servicios que brinda a sus clientes.
«Antes de cambiar a CargoWise, teníamos un enfoque muy fragmentado y utilizábamos sistemas separados para operaciones, aduanas y contabilidad. Esto dificultaba la extracción de datos de todos esos sistemas para obtener una visión clara del negocio tanto internamente como externamente para nuestros clientes. Muchos procesos eran manuales y no contábamos con la digitalización de documentos. Ahora utilizamos CargoWise para todo: todas nuestras actividades de envío de carga, almacenamiento, logística de terceros, contabilidad y ventas. El cambio a una plataforma centralizada ha logrado grandes mejoras de integración, automatización y productividad».
Con el alojamiento en la nube de CargoWise, Nigel explica que obtuvieron ventajas adicionales de capacidad digital y seguridad: «Antes de CargoWise, utilizábamos servidores físicos en todas nuestras oficinas de los que teníamos que hacer copias de seguridad. Al pasarnos a la nube, no perderemos los datos si nuestro servidor falla».
Según Chris Pye, gerente de estrategia de TI de XPand, la adopción de un enfoque basado en los datos es fundamental para las empresas del sector de logística. «El uso inteligente de los datos nos permite competir con los grandes. Nuestros clientes exigen cada vez más información sobre sus envíos, su almacén y su inventario, y gracias a que CargoWise es un sistema centralizado podemos ofrecerles visibilidad de esos datos, incluyendo todos los indicadores a lo largo de la cadena de suministro, como un servicio adicional.
«El seguimiento automatizado de contenedores en CargoWise permite vincular un trabajo con un contenedor. Configuramos hitos que el transportista actualiza automáticamente, de modo que podamos hacer un seguimiento de los mismos para los clientes y notificarles cualquier cambio, como la hora de llegada prevista.
«El cambio a CargoWise también ha agilizado la forma en que XPand trabaja con sus agentes internacionales. Es realmente sencillo usar eHub para incorporar a un agente que utiliza CargoWise. Una vez configurados los flujos de trabajo, basta con introducir un código en una casilla y ¡listo! Luego, cuando enviamos carga a nuestro socio, éste no tiene que ingresar ningún dato de forma manual, ya que dispone de los mismos datos que tiene nuestra empresa. Y viceversa, una vez que la carga llega al extranjero, recibimos la información a reenviar a nuestro cliente. Es sencillo y aporta un gran valor a nuestro negocio».
Pye afirma que implementaron la herramienta integrada de gestión de relaciones con el cliente (CRM) en toda la empresa, lo que significa que ahora utilizan CargoWise de principio a fin: desde las consultas que se conviertan en oportunidades y cotizaciones hasta los envíos y, luego, la facturación y la contabilidad.
Mark Reid, gerente de la sucursal de Manchester de XPand, destaca las ventajas operativas de usar un solo sistema. «Dado que abarca todos los procesos desde la cotización hasta la entrega final, podemos seguir la conversión de las cotizaciones, la conversión de los envíos y la rentabilidad para tener una visión completa del negocio».
La adopción de un enfoque centrado en el cliente
La eliminación de la necesidad de ingresar manualmente los datos también permite a los gerentes de cuentas de XPand concentrarse en la actividad principal de mejorar los servicios para los clientes.
«CargoWise ha modernizado nuestros procedimientos», afirma Dan McNab, un gerente de cuentas que lleva once años en XPand. «El sistema y los procesos anteriores eran, en su mayoría, manuales o realizados por correo electrónico, lo que significaba que no podíamos ofrecer el seguimiento en línea ni la visibilidad que nuestros clientes deseaban cada vez más de las fechas estimadas de llegada de los envíos y del inventario global: corríamos el riesgo de que sus empresas crecieran más de lo que podíamos manejar. Ahora, al consolidar nuestros sistemas de almacén, transporte y contabilidad en uno solo, nuestros clientes pueden seguir y ver la información de sus envíos cuando lo deseen a través del portal en línea, y pueden exportar los datos y utilizarlos para tomar decisiones comerciales informadas. Esto ahorra tiempo y reduce drásticamente el uso de correos electrónicos».
Automatizaciones que impulsan la productividad empresarial y la eficiencia de los clientes
Los datos centralizados han permitido a XPand implementar varias automatizaciones que no solo son más eficientes, sino que también mejoran significativamente el seguimiento de los envíos para los clientes de XPand y los clientes finales de sus clientes, incluyendo actualizaciones de hitos, declaraciones de aduana y procesos de almacén.
Pye explica que algunas de las mayores eficiencias logradas a través de la automatización se encuentran en los almacenes al implementar el sistema de gestión de almacenes (SGA) de CargoWise, en el que XPand utiliza los módulos Almacén de productos, Almacén de tránsito y Almacén aduanero para apoyar las diferentes necesidades de los clientes.
«Los clientes de comercio electrónico que usan el modo 'selección y embalaje' necesitan que los pallets se dividan en unidades de inventario que se pueden empaquetar para envíos a domicilio, como equipos de gimnasia, mientras que los clientes de logística de terceros, como las empresas de ingeniería que reciben pedidos a granel de productos de gran tamaño, como el acero y el aluminio, no necesitan que el inventario se divida en unidades individuales.
«Hemos reducido enormemente el tiempo que transcurre desde que nuestro cliente recibe un pedido hasta que lo entregamos al transportista. Una razón clave es la implementación de los escáneres del SGA, que han aumentado sustancialmente nuestra tasa de selección y embalaje. Cuando me incorporé a Xpand, el almacén no estaba sistematizado. Enviábamos cientos de pedidos al año. Ahora, gestionamos varios miles de pedidos al mes en CargoWise. Eso demuestra lo mucho que hemos crecido con CargoWise».
También se admite la integración con los sistemas de comercio electrónico de sus clientes, como Shopify, Cin7 y otros sistemas de gestión de inventarios, lo que permite la automatización y el seguimiento de todo el proceso de almacenamiento.
En 2020 XPand lanzó su servicio de despacho aduanero, lo que coincidió con la implementación de los nuevos regímenes aduaneros para todas las importaciones y exportaciones hacia y desde la UE debido al BREXIT. Se gestionan las declaraciones electrónicas automatizadas y el portal aduanero dedicado a través de CargoWise para garantizar una transparencia total de todo el proceso de envío. Los clientes pueden optar por utilizar el portal de logística de XPand como una solución completa, todo en uno, o por integrarlo fácilmente con sus sistemas de envío y seguimiento existentes.
McNab afirma que realizar el despacho aduanero en CargoWise ahorra mucho tiempo. «Antes utilizábamos otra plataforma y eso duplicaba el ingreso de datos. Ahora, en CargoWise, los datos de cada envío se completan automáticamente en el registro de despacho, de modo que solo es necesario ingresar información adicional en dos pestañas».
Reid afirma que la transición del Reino Unido del sistema de Gestión aduanera de carga de importación y exportación (CHIEF, por sus siglas en inglés) al nuevo Servicio de declaración de aduanas (CDS, por sus siglas en inglés) fue fácil, ya que los cambios ya estaban incorporados en CargoWise.
«Disponemos de un almacén de depósito temporal externo (ETSF, por sus siglas en inglés) en Manchester. Ahí podemos recibir mercancías no despachadas en nuestro almacén, realizar el despacho aduanero desde de nuestras instalaciones y, luego, enviar las mercancías para su entrega. Si no cumplimos con la normativa, nos multan. Lo gestionamos en el módulo Almacén aduanero de CargoWise», explica Reid.
CargoWise Neo es el futuro
Como parte del compromiso de XPand de ofrecer servicios excepcionales y soluciones de logística de vanguardia a sus clientes, la empresa está probando CargoWise Neo, un centro de mando integral diseñado para aumentar la visibilidad de los clientes de sus operaciones de cadena de suministro.
«Somos un libro abierto para nuestros clientes, y la interfaz de usuario modernizada de CargoWise Neo permitirá a nuestros clientes hacer un seguimiento de los indicadores de nuestro rendimiento, como las fechas de salida, en tiempo real y con informes automatizados. Es otra manera de utilizar la tecnología para diferenciarnos por los servicios que ofrecemos a nuestros clientes», afirma McNab.