“A comunidade de agenciamento de carga atua como um elemento fundamental na cadeia logística global, garantindo que as mercadorias certas cheguem ao lugar correto.” – Matthew S. Axelrod, secretário-assistente de fiscalização de exportação do Escritório da Indústria e Segurança (BIS, na sigla em inglês).
A comunidade de agenciamento de carga e desembaraço aduaneiro opera no núcleo do comércio internacional, lidando com a complexidade dos procedimentos aduaneiros, os controles de exportação e a conformidade regulatória. Essa função crítica não apenas sustenta o fluxo do comércio global, como mantém a integridade dos sistemas regulatórios pertinentes.
Por que um programa de conformidade robusto é importante
Atualmente, agências como o BIS e o Departamento de Estado dos EUA estão aumentando o foco na adesão dos agentes de carga a padrões rigorosos de conformidade. Esses órgãos reguladores não estão apenas aplicando regras, mas fiscalizando ativamente os agentes de carga para garantir que os extensos programas de conformidade estejam em vigor.
Por isso, não hesitam em aplicar multas e punições significativas a empresas que não estejam em conformidade. Por exemplo, em abril de 2023, o BIS aplicou uma multa recorde de 300 milhões de dólares americanos a uma empresa de tecnologia por violar a regulamentação de exportação, chamando atenção para os riscos financeiros significativos das empresas que não cumprem as normas.
Principais princípios de um programa de conformidade sólido
Para atender aos rigorosos padrões estabelecidos pelas agências regulatórias, os agentes de carga devem aderir aos principais princípios descritos pelo BIS a fim ter um programa de conformidade eficaz:
- Ter um compromisso de gestão firme e contínuo requer criar e manter um programa eficaz. Para isso, a diretoria executiva deve:
- Defender publicamente as políticas e os procedimentos de conformidade.
- Fornecer recursos suficientes de conformidade.
- Promover treinamento e sessões regulares sobre conformidade na exportação.
- Identificar e reduzir as possíveis vulnerabilidades da empresa realizando constantes avaliações de risco.
- Escrever e implementar procedimentos de autorização de exportação no que diz respeito a região, nomenclatura, licenciamento e verificação. Isso é vital para evitar que a empresa exporte itens não autorizados e sofra punições na exportação.
- Atribuir funções de manutenção de registros a cada pessoa envolvida na operação e garantir que os procedimentos atendam aos requisitos do EAR § 762.4.
- Fornecer treinamento para todos os funcionários dedicados a exportações, incluindo a equipe de suporte, para que se mantenham atualizados sobre os regulamentos e interajam com outros profissionais de conformidade de exportação.
- Realizar auditorias regulares para avaliar se os procedimentos foram bem implementados e identificar áreas de melhoria.
- Implementar um programa para lidar com problemas de conformidade, incluindo como evitar violações na exportação e como tomar medidas corretivas quando uma for detectada.
- Garantir que o manual fique sempre atualizado e adequado para a empresa, seja criando um Programa de Conformidade de Exportação (ECP, na sigla em inglês) ou atualizando um ECP.
Criando um programa de conformidade robusto com o ComplianceWise
Nesse contexto, a tecnologia se torna uma aliada indispensável. Um programa de conformidade robusto, com apoio da tecnologia certa, permite que os agentes de carga lidem com a complexidade do comércio global de forma segura e precisa.
Introduza o ComplianceWise, uma solução inovadora que integra perfeitamente a gestão de conformidade em suas operações cotidianas. Adaptado para o complexo comércio global, o ComplianceWise simplifica lidar com o “que, quem e onde” da conformidade de forma fácil e precisa.
Como o ComplianceWise integra as verificações avançadas de conformidade aos fluxos de trabalho de logística:
Avaliação de risco de mercadorias
O ComplianceWise realiza avaliações minuciosas sobre o risco das mercadorias em todas as reservas e embarques. Desenvolvido pelo BorderWise, uma abrangente ferramenta de banco de dados e referência para conformidade aduaneira e fronteiriça, esse recurso avalia os riscos de conformidade associados a mercadorias com finalidade militar, itens de uso dual e outras categorias comerciais controladas, como aquelas regidas pela CITES.
O BorderWise provê informações atualizadas sobre os regulamentos comerciais globais, códigos de nomenclatura e regras de acordos comerciais, facilitando a garantia da conformidade em todas as regiões. Quando um risco é detectado, o sistema fornece um acesso imediato às devidas exigências de conformidade para exportação e importação, permitindo que os profissionais de logística tomem decisões fundamentadas rapidamente.
Checagem de país/região e Denied Party Screening
O ComplianceWise também integra o Denied Party Screening e as checagens de países/regiões em uma tela única e simplificada de cada processo. Essa funcionalidade é crucial para evitar o envolvimento não intencional em operações proibidas. Os principais recursos incluem:
- Registro de decisões sobre conformidade: os usuários podem documentar as principais decisões e observações relevantes sobre conformidade diretamente no processo, criando uma trilha de auditoria transparente.
- Análise de risco de conformidade: o sistema instrui os usuários a analisarem os fatores de risco de conformidade de um processo antes de darem continuidade a ações restritas, garantindo que todos os riscos potenciais sejam considerados.
- Ação de bloqueio e substituição: o ComplianceWise pode evitar tais ações restritas quando um risco for detectado, ainda que os usuários autorizados possam substituir esses bloqueios, se necessário, garantindo flexibilidade na tomada de decisão.
- Rastreabilidade da auditoria: no caso de uma auditoria por órgãos regulatórios, como o OFAC ou o BIS, o ComplianceWise oferece uma rastreabilidade detalhada em nível de processo, demonstrando o procedimento de conformidade adotado.
Ampla visibilidade de conformidade
A aba Risco de Conformidade no ComplianceWise oferece uma visão holística de todos os fatores de risco associados a um processo. Esses dados agregados determinam o status geral do risco de conformidade do processo, permitindo que os usuários avaliem os níveis de risco rapidamente. Tais dados incluem:
- Códigos NCM: o sistema verifica os códigos em bancos de dados de conformidade para identificar riscos relacionados a mercadorias com finalidade militar, itens de uso dual e outros produtos controlados.
- Status de Denied Party Screening: informa o status da verificação de todas as partes envolvidas no processo, garantindo que nenhuma entidade proibida seja contratada.
- Países embargados: o ComplianceWise assinala todos os países embargados associados ao processo, acrescentando outra camada de avaliação de risco.
Registros e relatórios detalhados de conformidade
O ComplianceWise não ajuda apenas a identificar e gerenciar riscos, mas também oferece recursos robustos de registros e relatórios que são essenciais para manter a conformidade regulatória:
- Registros de conformidade: o sistema registra todas as alterações no status de conformidade de um processo, incluindo quem tomou a decisão e quando, fornecendo um registro completo do processo de conformidade.
- Relatórios avançados de gerenciamento: o ComplianceWise gera relatórios com foco em riscos de conformidade de embarques planejados ou realizados, detalhando onde as avaliações foram feitas e destacando todas as áreas em que os riscos permanecem sem solução.
Faça da conformidade sua vantagem competitiva
O ambiente regulatório atual exige uma estratégia dinâmica e integrada para gerenciar os riscos de conformidade. Os agentes de carga devem deixar de ver a conformidade como uma questão periférica para reconhecê-la como um elemento central da estratégia operacional, entendendo que a parceria com os clientes para garantir a conformidade geral em toda a cadeia logística é crucial para proteger todas as partes envolvidas.
Ao centralizar a gestão de risco de conformidade e garantir a prontidão completa da auditoria, você pode transformar a conformidade, de um possível passivo em um impulsionador de excelência e resiliência comercial.
Escolha o ComplianceWise para proteger suas operações, preservar sua reputação e ter sucesso em um mundo cada vez mais regulamentado.