Das in Großbritannien ansässige Unternehmen Metro Shipping nimmt digitale Innovationen ernst. Metro wurde 1981 gegründet und ist seit 2005 ein papierloser Spediteur, mit einem Team von zunächst sechs Personen in Großbritannien wuchs es auf über 300 weltweit und einem zweiten Rechenzentrum in Indien. Das Unternehmen bietet belastbare und anpassungsfähige Lösungen, die Verlader mit ihrer gesamten Lieferkette verbinden.
Grant Liddel, Geschäftsführer bei Metro, ist seit 13 Jahren im Unternehmen und seit 35 Jahren in der weiteren Unternehmensgruppe tätig.
„Wir sind äußerst agil, mit sehr schnellen Entscheidungsprozessen – das ist die Kultur des Unternehmens. Wir nehmen uns wirklich die Zeit, um zu verstehen, wie unsere Kunden arbeiten und welche Ziele sie in der Supply-Chain und Logistik verfolgen. Es geht darum, mit ihnen zusammenzuarbeiten und über das bloße hin und her Bewegen ihrer Artikel, Produkte oder Komponenten hinauszugehen. Wir sind Teil des gesamten Strategie- und Planungsprozesses bei unseren Kunden.“
Grant erklärt, dass die schnelle Geschäftsausweitung, Kundenanforderungen und Büroeröffnungen im gesamten Vereinigten Königreich und im Ausland bedeuteten, dass sie ihrem Altsystem für IT entwachsen waren.
„Wir brauchten etwas, das mehrere Funktionen und mehrere Standorte bieten und uns auch in Zukunft mit unserer fortgesetzten Expansion und der hohen Geschwindigkeit der Digitalisierung und Technologieentwicklung unterstützen konnte. Dies war die treibende Kraft, uns nach einem neuen System umzusehen, das unseren Bedürfnissen gerecht werden konnte.“
Bei der Bewertung der verfügbaren Systeme auf dem Markt stellt Grant fest, dass CargoWise bereits erfolgreich in verschiedenen Teilen der Unternehmensgruppe eingesetzt wurde.
„Die Fähigkeit, alle verschiedenen Transportmodi sowie verschiedene Geschäftsfunktionen abzudecken, war ebenfalls wichtig. Viele der anderen verfügbaren Softwares, waren sehr stark entweder auf Seefracht oder Luftfracht ausgelegt. CargoWise hält da wirklich gut die Waage.“
Bradley Darkes, Systems Manager bei Metro, sagt, dass der Umstieg auf eine cloudbasierte Lösung ein wichtiger Schritt war.
„CargoWise ist cloudbasiert, und das kam uns wirklich zugute, da ein Teil unseres Wachstums darin bestand, Büros in ganz Großbritannien und Indien zu eröffnen. Die Funktionen, die CargoWise im Vergleich zu unserem Altsystem bietet, ist phänomenal. Ein zusätzlicher Vorteil ist die Productivity Acceleration & Visualization Engine (PAVE), die automatisierte Workflows ermöglicht.“
Verzollungs-Optimierung mit CargoWise nach dem Brexit
Die Implementierung von CargoWise fiel zeitlich eng mit dem Brexit im Jahr 2020 zusammen, was Metro die Möglichkeit gab, in eine zusätzliche Einnahmequelle einzusteigen – die Verzollung.
Natalie Frost, Brokerage Manager, erklärt, dass der Brexit einen ehemals einfacheren Prozess deutlich komplexer machte.
„Was vor dem Brexit ein sehr einfacher Prozess des Warenverkehrs innerhalb der EU war, wurde komplizierter durch die Notwendigkeit, Zollanmeldungen für alle unsere europäischen Transporte auszufüllen. Wir benötigten eine Softwarelösung, die in der Lage war, mit dem großen Volumen an Anmeldungen umzugehen, die wir nach dem Brexit abschließen würden.
„Das Zollmodul von CargoWise bietet uns mehrere Vorteile, automatisierte Daten und Workflows, Erstellung von Eingaben, Integration mit Tarifinformationen innerhalb des Systems und Informationshinweise – all dies hilft, den Prozess zu beschleunigen und die Datengenauigkeit sicherzustellen.“
Frost betont auch die Bedeutung der korrekten Klassifizierung, um Risiken und Strafen zu minimieren.
„Klassifizierungen, die mit Tarifinformationen in CargoWise verknüpft sind, bieten zusätzliche Sicherheit. Kleine Warnungen, die darauf hinweisen, dass Sie möglicherweise zusätzliche Informationen eingeben oder einen spezifischen Tarifcode verwenden müssen, sind wirklich hilfreich. Das gibt dem Team zusätzliche Sicherheit.“
Um die Implementierung von CargoWise im gesamten Verzollungsteam zu unterstützen, wurde bei Metro PAVE eingeführt und Visual Boards genutzt, um Aufgaben zu verfolgen. Auslöser wurden für die Automatisierung entwickelt, die die elektronische Übermittlung von Daten von Kunden zu Metro ermöglichten, welche dann kontrolliert und automatisch an die britische Zollbehörde übermittelt wurden.
CargoWise hat dem Metro-Team auch ermöglicht, maßgeschneiderte Lösungen und einzigartige SLAs für seine Kunden anzubieten.
„Mit der Genauigkeit und Geschwindigkeit, die wir mit dem System erreichen, sind wir in der Lage, Anmeldungen schneller als einige unserer Wettbewerber für unsere Kunden bereitzustellen. Die Berichterstattungsfunktion ermöglicht es uns auch, unseren Kunden jeden Monat Berichte über monatliche Ausgaben und andere wichtige KPIs zu geben, die wir nicht so einfach hätten erstellen können“, betont Frost.
Eine Gelegenheit zur Fortbildung
Sophie Moss, Projektmanagerin, erklärt, dass die Inbetriebnahme des Zollmoduls eine Lernkurve für das Unternehmen war.
„Es war ein neues Team, mit einer neuen Software – aber das war eigentlich perfekt, weil sie es ganz unbefangen angehen konnten. Wir konnten automatisierte Dokumente implementieren, Zollerklärungen und Abrechnungen automatisieren. Sobald der Zollbereich in Betrieb war, begannen wir mit dem Rollout im restlichen Unternehmen.“
Bei Metro werden Schulung und Fortbildung als entscheidend für den Geschäftserfolg angesehen. Da jetzt alle CargoWise Learning-Inhalte über das WiseTech Academy Online-Trainings-Portal verfügbar sind, wurde es laut Moss einfacher, spezifisches Lernmaterial zu finden.
„Wir haben viel Zeit und Mühe in unsere Schulungspläne, Test-Workshops und die Unterstützung unserer Mitarbeitenden investiert, um sicherzustellen, dass sie sich mit dem System wohlfühlen, anstatt nur einfach die Software zu wechseln. Die Implementierung von PAVE half dabei, Aufgaben für die Mitarbeitenden auf sehr visuelle Weise hervorzuheben.“
Darkes betont, dass der gestaffelte Rollout-Ansatz entscheidend dafür war, die gesamte Geschäftseinheit von Anfang an einzubinden.
„Es ist so wichtig, die Menschen die ganze Zeit über einzubeziehen und zu engagieren. Sobald wir bereit waren, eine Geschäftseinheit auf das neue System zu bringen, konzentrierten wir uns stark auf Schulungen. Jede Geschäftseinheit hatte maßgeschneiderte Schulungen, um sicherzustellen, dass die Einzelpersonen das Wissen erhielten, das sie benötigten, um ihre Arbeit zu erledigen – sei es die Rechnungsstellung, das Senden einer elektronischen Buchungsnachricht an einen Frachtführer oder etwas anderes.“
Effizienzsteigerungen im gesamten Unternehmen
Das eigene CargoWise-Systemteam von Metro arbeitet eng mit dem Team für Geschäftsverbesserung zusammen und sucht kontinuierlich nach neuen Wegen, um die Effizienz und die Produktivität des Teams zu verbessern.
„Wir ruhen uns nicht auf unseren Lorbeeren aus, weil WiseTech sich nicht auf den seinen ausruht. Es gibt immer neue Funktionalitäten, und wir evaluieren unser Geschäft ständig neu und stellen sicher, dass wir die Nutzung der neuen Funktionalitäten maximieren und unsere Mitarbeitenden so effizient wie möglich sind“, erklärt Darkes.
„Wir haben die Buchhaltung einschließlich Debitoren, Kreditoren und das Kassenbuch-Modul implementiert und nutzen jetzt auch das Kundenbeziehungsmanagement-Modul, um Chancen zu protokollieren. Die nächsten Schritte für uns bestehen darin, unsere Nutzung von PAVE zu maximieren. Wir möchten so viele Aufgaben wie möglich automatisieren.“
Frost sagt, dass das Unternehmen ständig neue Wege findet, Dinge in CargoWise zu erledigen.
„Jeden Monat kommen wir auf etwas Neues, das wir verbessern oder ändern können, um es einfacher und effizienter zu machen.“
Als Beispiel für gesteigerte Effizienz fügt sie hinzu: „Eine Zollanmeldung, die 400-500 Zeilen lang ist und zuvor bis zu drei Tage in Anspruch nehmen konnte, benötigt jetzt maximal zwei Stunden.“
Kunden profitieren ebenfalls von verbesserten Daten. „Es ist nicht nur ein Bericht, der zeigt, welche Sendungen sie bewegt haben; er enthält auch, wann sie bewegt wurden, wie viel sie bezahlt haben und wann die Abfertigung stattfand. Das Detailniveau, das wir unseren Kunden dank CargoWise bieten können, hat sich erheblich verbessert.“
Mit Hilfe der Automatisierung konnte Metro neue Geschäftsmöglichkeiten übernehmen und Transaktionen steigern, ohne die Anzahl der Angestellten zu erhöhen. „Wenn wir uns die Effizienz ansehen, können wir sagen, dass die Automatisierungen, Workflows und Funktionalitäten von CargoWise uns im Laufe des Jahres etwa 10 000 Arbeitsstunden eingespart haben, was etwa sieben Vollzeitmitarbeitern entspricht“, erklärt Moss.
Grants merkt an, dass es immer Potenzial für noch größere Effizienz durch CargoWise gibt. „Wenn wir jetzt 75 Prozent der Fähigkeiten nutzen, bleiben immer noch 25 Prozent Effizienz, die freigeschaltet werden können. Und das noch ohne Berücksichtigung zukünftiger Entwicklungen oder Anwendungen.“
Wachstum und Expansion am Horizont
Wenn es um eine erfolgreiche Implementierung von CargoWise und die Akzeptanz durch die Mitarbeitenden geht, hat Andrew White, Strategic Project Director, drei wichtige Tipps.
„Erstens, sparen Sie nicht an Ihrem Implementierungsteam. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Ressourcen für die Aufgabe bereitstellen, da eine enorme Menge an Arbeit damit verbunden ist. Zweitens, schulen Sie Ihre Mitarbeitenden. Warten Sie nicht bis zur Woche vor dem Go-Live, um plötzlich ein bisschen Schulung durchzuführen. Sie müssen sicherstellen, dass Sie Personal korrekt schulen und ihnen die Zeit geben, sich richtig einzuarbeiten. Und zuletzt, testen, testen und testen.“
Das Wachstum des Unternehmens und die Maximierung von Effizienzen und Produktivität sind die treibende Kraft bei Metro.
„Unser oberstes Ziel ist es, das Geschäft so schnell wie möglich zu erweitern, aber auf kontrollierte Weise. Ein offenes System wie CargoWise gibt uns die Möglichkeit, das zu tun. CargoWise verbindet uns mit den anderen Teilen der Welt, wir sind alle Teil desselben Systems. Das System optimal zu nutzen, wird in den nächsten 12 bis 24 Monaten ein großer Schwerpunkt sein“, schließt White.